01
Chứng từ phân tán
Invoice, PO, GR và hợp đồng nằm ở nhiều email, thư mục hoặc hệ thống khác nhau.
AI-Powered Invoice Matching
Đối chiếu chứng từ tự động.Kiểm soát thanh toán chính xác hơn.
AutoMatching tự động thu thập, bóc tách và đối chiếu dữ liệu giữa hóa đơn, PO, biên nhận và hợp đồng, giúp kế toán tập trung xử lý các trường hợp ngoại lệ trước khi thanh toán.
Invoice–PO–GR matchingAI document extractionException managementERP integration
ABC Technology
Invoice matching workspace
FieldInvoicePO / GRStatus
SupplierABC TechnologyABC TechnologyMATCHED
Quantity108MISMATCH
Unit price18,500,00018,500,000MATCHED
Tax10%10%MATCHED
TotalReviewReviewREVIEW
Quantity mismatch
Invoice quantity is 10 while goods received is 8. Accountant review is required.
Vấn đề Accounts Payable
Đối chiếu thủ công khiến quy trình thanh toán chậm và khó kiểm soát
Kế toán phải mở từng chứng từ, nhập lại dữ liệu và kiểm tra nhiều nguồn trước khi xác nhận thanh toán.
02
Nhập liệu lặp lại
Dữ liệu hóa đơn phải được sao chép lại vào Excel hoặc ERP.
03
Matching thủ công
Số lượng, đơn giá, thuế và tổng giá trị được kiểm tra bằng mắt.
04
Sai lệch khó phát hiện
Các chênh lệch nhỏ dễ bị bỏ sót khi khối lượng chứng từ tăng cao.
05
Ngoại lệ phân tán
Các trường hợp cần xử lý được trao đổi qua email hoặc chat, khó theo dõi.
06
Audit trail thiếu đầy đủ
Khó xác định ai đã sửa dữ liệu, chấp thuận ngoại lệ hoặc xử lý chứng từ.
Cách hoạt động
Từ tiếp nhận chứng từ đến kết quả matching có thể truy vết
AutoMatching tổ chức toàn bộ vòng đời xử lý thành các bước rõ ràng và có kiểm soát.
Tiếp nhận
Nhận chứng từ từ email, folder, file server, upload hoặc API.
Bóc tách
Phân loại tài liệu và trích xuất các trường dữ liệu cần thiết.
Kiểm tra
Kiểm tra trường bắt buộc, dữ liệu trùng và supplier master.
Đối chiếu
So sánh Invoice, PO, Goods Receipt và Contract theo rule.
Xử lý ngoại lệ
Chuyển mismatch cho kế toán review và ghi kết quả về hệ thống.
Năng lực chính
Không chỉ OCR — một workspace hoàn chỉnh cho invoice matching
Kết hợp document processing, matching rule, human review và ERP integration.
IN
Tiếp nhận chứng từ
Tiếp nhận chứng từ từ nhiều nguồn và liên kết với giao dịch tương ứng.
AI
Phân loại và trích xuất
Phân loại hóa đơn, đơn mua hàng, biên nhận hàng hóa và hợp đồng; đồng thời trích xuất dữ liệu có cấu trúc.
✓
Xác thực nhà cung cấp
Đối chiếu thông tin nhà cung cấp, mã số thuế và dữ liệu danh mục nhà cung cấp theo phạm vi triển khai.
2X
Phát hiện trùng lặp
Phát hiện hóa đơn có dấu hiệu trùng lặp theo nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày phát hành và giá trị.
3W
Đối chiếu đa chứng từ
Đối chiếu hóa đơn, đơn mua hàng, biên nhận hàng hóa và hợp đồng theo mô hình phù hợp.
±
Quy tắc dung sai
Áp dụng ngưỡng sai lệch theo giá trị, tỷ lệ phần trăm, nhà cung cấp hoặc loại giao dịch.
!
Quản lý ngoại lệ
Tập trung các sai lệch vào hàng đợi, hiển thị nguyên nhân và theo dõi trạng thái xử lý.
H
Kiểm soát có con người tham gia
Cho phép kế toán hiệu chỉnh dữ liệu, xác nhận ngoại lệ hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ.
↻
Tích hợp ERP và kiểm toán
Truy xuất dữ liệu tham chiếu, ghi nhận kết quả và lưu đầy đủ lịch sử xử lý.
Business rules & tolerance
Áp dụng chính sách kiểm soát của doanh nghiệp vào từng giao dịch
Rule và tolerance có thể được cấu hình theo loại chứng từ, nhà cung cấp, giá trị giao dịch hoặc quy định nội bộ.
- ✓Tolerance theo giá trị hoặc phần trăm.
- ✓Rule theo supplier, item hoặc phòng ban.
- ✓Kiểm tra chứng từ thiếu trước khi thanh toán.
- ✓Chuyển ngoại lệ theo đúng vai trò xử lý.
Matching policy
Domestic supplier invoice
Quantity tolerance0%
Price tolerance±1%
Tax validationREQUIRED
Goods ReceiptREQUIRED
Exception routeAP REVIEW
Kết quả matching
Phân loại rõ ràng để kế toán tập trung đúng chỗ
Mỗi giao dịch được gắn trạng thái bằng cả màu và nhãn, hỗ trợ review và audit.
Các trường quan trọng đáp ứng rule và có thể tiếp tục xử lý.
Một số trường cần xem xét nhưng vẫn nằm trong phạm vi kiểm soát.
Sai lệch vượt tolerance hoặc không đáp ứng business rule.
Cần kế toán hoặc purchasing xác nhận trước khi tiếp tục.
Ứng dụng thực tế
Kiểm soát từ lúc nhận hóa đơn đến trước khi thanh toán
Các kịch bản có thể được cấu hình theo quy trình và hệ thống của doanh nghiệp.
Accounts Payable matching
Đối chiếu hóa đơn với PO và Goods Receipt trước khi thanh toán.
Contract-based validation
Kiểm tra hóa đơn theo giá trị, thời hạn và điều khoản hợp đồng.
Supplier invoice intake
Tự động nhận, phân loại và bóc tách hóa đơn nhà cung cấp.
Multi-branch processing
Tập trung hóa đơn và chứng từ từ nhiều chi nhánh vào một quy trình.
Duplicate invoice detection
Phát hiện giao dịch có dấu hiệu trùng trước khi ghi nhận hoặc thanh toán.
Exception workflow
Chuyển sai lệch cho Accounting, Purchasing hoặc requester kiểm tra.
Tích hợp hệ thống
Kết nối dữ liệu reference và hệ thống kế toán hiện có
AutoMatching có thể được tích hợp theo hệ thống và phạm vi kỹ thuật cụ thể của từng doanh nghiệp.
ERP
Hệ thống tiêu biểu
Accounting
Hệ thống tiêu biểu
Email & invoice sources
Hệ thống tiêu biểu
Database & storage
Hệ thống tiêu biểu
Triển khai và quản trị
Phù hợp với hạ tầng, dữ liệu và tích hợp ERP của doanh nghiệp
Phương án triển khai được lựa chọn theo yêu cầu bảo mật và phạm vi dự án.
☁
Flexible deployment
Cloud, Private Cloud, On-premise, VPC hoặc Hybrid theo yêu cầu triển khai.
✓
Governance & audit
Role-based access, activity log, exception traceability và segregation of duties.
FAQ
Câu hỏi thường gặp về AutoMatching
AutoMatching là giải pháp tự động thu thập, bóc tách và đối chiếu dữ liệu giữa hóa đơn, PO, Goods Receipt và hợp đồng.
OCR chỉ trích xuất dữ liệu, trong khi AutoMatching còn truy xuất chứng từ reference, áp dụng matching rule, quản lý ngoại lệ và lưu audit trail.
Sai lệch được phân loại theo nguyên nhân và chuyển cho người dùng phù hợp review, sửa dữ liệu hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ.
Khả năng tích hợp được thiết kế theo ERP, database, API và phạm vi kỹ thuật cụ thể của doanh nghiệp.
Biến việc đối chiếu chứng từ thành một quy trình tự động và có thể kiểm soát
Chia sẻ quy trình invoice, PO, biên nhận và ERP hiện tại. Innomation sẽ đề xuất mô hình AutoMatching phù hợp.
Đăng ký demo
Xem AutoMatching áp dụng vào quy trình Accounts Payable của bạn
Mô tả ERP, loại chứng từ, khối lượng hóa đơn và cách doanh nghiệp đang xử lý ngoại lệ.
info@innomation.vn(+84) 028 7309 9009The More Building, 36 Mac Dinh Chi, District 1, Ho Chi Minh City